Hoe krijgt VWS meer inzicht in haar inkoop- en financiële processen? De afgelopen jaren speelde dit vraagstuk een belangrijke rol binnen het ministerie. Na het besluit in 2019 om de rijksbrede inkoopapplicatie DigiInkoop niet te verlengen, werd het systeem stapsgewijs uitgefaseerd en in juli 2023 definitief uit de lucht gehaald. Ministeries kregen de vrijheid om zelf een nieuwe inkoopoplossing te kiezen. Voor VWS was dit hét moment om niet alleen een nieuw systeem te implementeren, maar ook om meer grip en inzicht te krijgen in de eigen inkoop- en financiële processen.
Voor VWS lag er een stevige uitdaging. Na een aanbesteding kwam Onventis als winnaar naar voren. In januari 2023 ging het project ITB (Inkoop tot en met Betalen) van start. Nick sloot vanaf het begin aan als Technisch Projectleider. “Als projectleider was ik verantwoordelijk voor de integratie van het nieuwe inkoopsysteem Onventis met de financiële administratie in SAP,” vertelt hij. Een complexe en uitdagende opgave.
Alle financiële processen binnen VWS werden opnieuw tegen het licht gehouden en waar mogelijk gestandaardiseerd naar marktconforme werkwijzen. Daarbij was het uitgangspunt om te werken volgens de best practices van de softwareleverancier. Het financiële systeem SAP, beheerd door het Financieel Dienstencentrum (FDC) van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, speelde hierin een cruciale rol. Een van de belangrijkste resultaten van het project was dan ook een goed werkende koppeling tussen Onventis en SAP.
Samen met architecten, business analisten en consultants werkte Nick aan een architectuurtekening van het IV-landschap van VWS. “Die architectuur was het fundament voor alle koppelingen,” licht hij toe. De integratie met Onventis bestaat uit drie koppelingen: voor stamdata, procurementdata en facturen.
De grootste uitdaging lag volgens Nick in het samenbrengen van de verschillende stakeholders. “Je bent continu aan het schakelen tussen uiteenlopende partijen en belangen. Juist dat maakt het dynamisch en interessant. En als je dan samen een goed werkend proces neerzet, geeft dat enorm veel voldoening.”
Na ruim drie jaar vol uitdagingen, samenwerking en mooie mijlpalen komt er een einde aan zijn inzet binnen dit project. Nick kijkt met trots terug op deze periode. “Ik heb me vanaf dag één thuis gevoeld bij VWS. Ik kreeg de ruimte om mijn eigen aanpak te hanteren en samen met het projectteam hebben we een fantastisch resultaat neergezet.”
Voor Nick is het nu tijd voor een volgende stap: als Beleidsadviseur Data bij de GGD Amsterdam gaat hij zich inzetten voor nieuwe maatschappelijke vraagstukken. Een nieuwe uitdaging, met dezelfde drive om processen slimmer en toekomstbestendig in te richten.
Kom werken bij een consultancybureau dat actief is binnen het publieke domein. Waar we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Met collega's die authentiek, open, meelevend en integer zijn. Een bureau waar je jezelf kunt ontwikkelen als professional en als mens. En niet in de laatste plaats: een gezellig bureau met veel aandacht voor elkaar.