Een adviesopdracht van Marieke Spijkhoven en Peter Gouw
De vraag naar zorg voor ouderen neemt de komende jaren fors toe, terwijl het tekort aan zorgpersoneel alleen maar groter wordt. Het gevolg? Zorgpersoneel wordt overbelast en de kwaliteit van zorgverlening staat onder druk. Een van de mogelijke oplossingsrichtingen is betere samenwerking tussen zorgprofessionals en de informele zorg. Maar, hoe doen we dit dan? Een grote zorgorganisatie was hier ook benieuwd naar. Zij schakelden business consultants Marieke Spijkhoven en Peter Gouw in voor een concreet advies. Wat kan en mag je doen om informele zorgverleners te betrekken in het zorgproces?
Beter verzorgen door zorgpersoneel te ontzorgen
Dat organisaties niet meer zorg kunnen blijven verlenen zoals ze nu doen, is duidelijk voor deze zorgorganisatie. Op termijn is er namelijk niet genoeg zorgpersoneel meer beschikbaar. En dat terwijl de vergrijzing toeneemt. Maar dat is niet de enige reden om het sociale netwerk van cliënten te betrekken in het zorgproces. Bewoners van de zorgorganisatie genieten zichtbaar en merkbaar van contact met en betrokkenheid van mensen die ze kennen uit hun eigen netwerk. Het gaat dus óók om de dag met een gouden rand.
“We kunnen het niet meer doen zoals we het doen, want we hebben op termijn de mensen niet.”
Informele zorg gaat dus niet alleen om het ontzorgen van zorgpersoneel, maar ook om betere zorg voor cliënten. Juist door het sociale netwerk een grotere rol te laten spelen in het zorgproces. Dat netwerk bestaat vaak uit familie en vrienden, maar kan ook bestaan uit buren, vrijwilligers van sportverenigingen of andere burgerinitiatieven. “En dat sociale netwerk zorgt voor de glinstering in de ogen van bewoners”, vertelt Peter.
Dat informele zorg veel potentie heeft, is dus wel duidelijk. Maar de volgende stap is een stuk ingewikkelder. Want hoe kan je informele zorg goed inzetten om personeel te ontzorgen én het geluk van cliënten te vergroten? Welke beweegruimte is er met betrekking tot informele zorg? En welke initiatieven worden zowel binnen als buiten de organisatie al ondernomen? Met deze vragen gingen Marieke en Peter op onderzoek uit.
Enthousiast over informele zorg, maar urgentie wordt nog niet gevoeld
Marieke en Peter spraken medewerkers van allerlei lagen uit de organisatie, in totaal zo’n 30 mensen. Individueel, maar ook in de vorm van een klankbordgroep. Denk aan verpleegkundigen, verzorgenden, ondersteunend personeel, een lid van de cliëntenraad, artsen, managers en een vertegenwoordiger van de OR.
Uit die gesprekken met medewerkers bleek dat zij al het een en ander organiseren om het netwerk bij de cliënten te betrekken. Zo staat er op een locatie een bord met activiteiten die familieleden kunnen doen, en zijn er activiteiten die vrijwilligers en familieleden organiseren. Ook staat het thema informele zorg op de agenda bij familieavonden.
“Op familieavonden hadden ze het thema ‘hoe kunnen we zorgen voor meer betrokkenheid’. En wat nu concreet de volgende stap is. Hoe zouden we dit praktisch een gevolg kunnen geven?”
Deze initiatieven laten zien dat de behoefte voor informele zorg zeker aanwezig is. Maar het gebeurt nog niet altijd. Als het netwerk dan wél wordt aangehaakt, is dat vaak (te) vrijblijvend. De continuïteit is beperkt. Bovendien wordt de noodzaak voor informele zorg nog niet door alle medewerkers even sterk gevoeld wordt. Marieke vertelt: “Op managementniveau wordt de noodzaak wel gevoeld. Daar zijn ze er ook echt mee bezig. Het zorgpersoneel is echt bezig met het zorgen voor mensen.” Peter vult aan: “Je kunt dus beter bij het zorgpersoneel ophalen wat hun praktijkervaring is. Wat werkt in hun ogen wel en wat niet? Zodat je beter aansluit bij hun belevingswereld.”
Denken in mogelijkheden: taken beleggen bij het informele netwerk
Medewerkers hebben passie en medeleven voor de bewoners, ze hebben een groot zorghart. Daarom is het belangrijk om aan te sluiten op de belevingswereld van medewerkers. Peter vertelt verder: “Als je het langs die kant aanvliegt, ‘hoe kunnen we ervoor zorgen dat die bewoner vaker een lach op het gezicht heeft’, dan sluit je aan bij wat zorgmedewerkers ten diepste drijft.”
Ook is het belangrijk om met medewerkers te denken in mogelijkheden. Welke taken zorgen bijvoorbeeld voor veel ballast, die ook ergens anders belegd kunnen worden? Marieke en Peter hebben, samen met de klankbordgroep, verschillende taken van het zorgpersoneel verdeeld in 3 categorieën. De eerste categorie bestaat uit welzijnstaken, zoals het bakken van koekjes, het koken van maaltijden en het spelen van spelletjes. De tweede categorie, facilitaire taken, zijn taken als schoonmaken, wassen of afspraken maken bij de kapper. De derde en laatste categorie zijn zorgtaken. Dit zijn taken voor de algemene dagelijkse levensbehoeften, zoals aankleden, eten, douchen en het verstrekken van medicatie.
Als je sommige taken ergens anders belegt, kan het veel voordelen opleveren voor zowel de bewoners als het zorgpersoneel. Peter vertelt: “Medewerkers kunnen dan veel meer aandacht hebben voor bewoners die geen groot sociaal netwerk hebben. Het werk dat je overhoudt kan daardoor ook interessanter worden. Het kan dus ook mooier worden.” Daadkracht is wel een vereiste, als het neerkomt op taken ergens anders beleggen. Als dit té incidenteel of té vrijblijvend is, kun je de organisatie er niet op inrichten. En dat is wel nodig voor een blijvende verandering.
Een groeiende verandering
Marieke vult aan: “De wil om te veranderen is er wel, maar de hoe is een uitdaging.” Ook hiervoor spraken Marieke en Peter met de klankbordgroep. Er was van tevoren veel onduidelijkheid over wat kon, maar ook wat er juridisch gezien mag. Waar moeten we nog meer rekening mee houden als we informele zorg gaan betrekken in het zorgproces? Om dit te achterhalen, hadden Marieke en Peter 3 scenario’s voorgelegd:
Dat laatste scenario, het groeimodel, kreeg bijna unaniem de steun van de leden van klankbordgroep. Er is al veel tijd gestopt in het vrijwillig betrekken van het netwerk. Helaas levert dit niet voldoende (meer) op: het lijkt tijd voor een volgende, een meer verplichtende stap. In dit scenario zet de zorgorganisatie stapjes in het overdragen van taken van het zorgpersoneel naar het informele netwerk. “Door bijvoorbeeld een activiteit aan te wijzen waarvan de organisatie zegt: op enig moment doen we dat niet meer. Dan moet het informele netwerk daar iets in gaan doen”, vertelt Marieke.
“Als mensen aan het groeiscenario wennen en je communiceert het op tijd, gaat dat settelen. Daarna kun je het verbreden over de hele organisatie. Of erin verdiepen door andere taken over te dragen.”
Marieke en Peter snappen ook heel goed dat het een spannende verandering is. Toch is het belangrijk om op tijd in te zetten op het informele netwerk. Peter vertelt: “Als we niks doen, en het scenario komt uit dat er geen zorgmedewerkers meer zijn, dan word je gedwongen tot keuzes en verlies je controle over hoe de wijzigingen ingevoerd worden. Nu heb je nog ruimte om alvast te wennen en zelf keuzes maken.”
Zoals elke grote verandering, ligt ook deze gevoelig. “Zorg is een domein van verworven rechten in het beeld dat mensen hebben, daaraan tornen is niet eenvoudig en kan juist op weerstand stuiten,” verwoordt Peter helder. Het nemen van besluiten is daarom ook niet makkelijk. Geef je organisatie dus de ruimte om beleidskaders vast te stellen. Schets een heldere visie, maak duidelijk welke ruimte er is en bied je medewerkers de ondersteuning die zij nodig hebben. Met als uitgangspunten: doelgericht, praktisch en met een lichte noodzaak. Want die noodzaak, die is er. Marieke sluit af: “Het zorgpersoneel is er klaar voor, maar geeft wél aan dat ze hulp nodig hebben bij de transitie. Klaar voor de volgende stap!”
Kom werken bij een consultancybureau dat actief is binnen het publieke domein. Waar we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Met collega's die authentiek, open, meelevend en integer zijn. Een bureau waar je jezelf kunt ontwikkelen als professional en als mens. En niet in de laatste plaats: een gezellig bureau met veel aandacht voor elkaar.